Khi doanh nghiệp bán hàng và thu tiền qua Website, App, POS, chuyển khoản ngân hàng hoặc trực tiếp tại điểm bán, dữ liệu giao dịch thường phát sinh ở nhiều nơi khác nhau. Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có bao nhiêu kênh, mà là sau khi giao dịch phát sinh, dữ liệu có được tập trung và đồng bộ hay không.

Quản lý giao dịch đa kênh: Cách tập trung dữ liệu online và offline

Quản lý giao dịch đa kênh vì thế trở thành bài toán quan trọng với CFO và kế toán khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng.

Xem thêm: Quản lý thu tiền doanh nghiệp nên tập trung hay theo từng hệ thống?

Quản lý giao dịch đa kênh là gì?

Quản lý giao dịch đa kênh là quá trình tiếp nhận, chuẩn hóa, theo dõi và đối soát dữ liệu giao dịch phát sinh từ nhiều kênh khác nhau trên một hệ thống quản lý thống nhất.

Các giao dịch có thể đến từ Website, App, POS, cửa hàng, sàn bán hàng, chuyển khoản ngân hàng hoặc những kênh thu tiền trực tiếp. Mỗi kênh có thể tạo ra dữ liệu với cấu trúc và cách ghi nhận khác nhau. Nếu không có một lớp quản lý trung tâm, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng mỗi kênh có một nguồn dữ liệu riêng.

Ở góc độ vận hành, điều này khiến kế toán phải tổng hợp thông tin từ nhiều nơi trước khi đối soát. Ở góc độ quản trị, CFO khó có được bức tranh đầy đủ về tổng giao dịch, doanh thu, công nợ và dòng tiền theo từng kênh.

Vì vậy, Quản lý giao dịch trong doanh nghiệp hiện đại không chỉ là việc theo dõi một giao dịch đã thành công hay thất bại. Quan trọng hơn là quản lý được toàn bộ dữ liệu giao dịch xuyên suốt từ lúc phát sinh đến khi được ghi nhận, đối soát và đồng bộ vào các hệ thống nghiệp vụ.

Vì sao giao dịch online và offline ngày càng khó quản lý?

Sự phát triển của thương mại điện tử và bán hàng đa kênh khiến ranh giới giữa giao dịch online và offline ngày càng mờ đi. Một khách hàng có thể xem sản phẩm trên Website, đặt hàng qua App, thanh toán online nhưng nhận hàng tại cửa hàng. Một doanh nghiệp khác có thể vừa bán trực tiếp tại POS, vừa nhận chuyển khoản hoặc thanh toán qua các nền tảng trực tuyến.

Mỗi giao dịch có thể đi qua một quy trình khác nhau nhưng cuối cùng vẫn cần được ghi nhận vào hệ thống quản lý chung.

Nếu dữ liệu giao dịch online nằm ở Website hoặc App, giao dịch offline nằm tại POS, còn tiền về được ghi nhận trên tài khoản ngân hàng, kế toán phải thực hiện thêm một bước quan trọng: ghép các nguồn dữ liệu này lại với nhau.

Khi số lượng giao dịch còn nhỏ, việc xử lý thủ công có thể chưa tạo ra nhiều áp lực. Nhưng khi doanh nghiệp có hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn giao dịch mỗi ngày, việc kiểm tra từng nguồn dữ liệu sẽ nhanh chóng trở thành gánh nặng.

Không chỉ tốn thời gian, cách làm này còn tạo ra những khoảng trống dữ liệu. Một giao dịch có thể đã thanh toán nhưng chưa được cập nhật trạng thái. Một khoản tiền đã về tài khoản nhưng chưa xác định được thuộc đơn hàng nào. Hoặc một giao dịch bị ghi nhận ở hai hệ thống nhưng không có mã tham chiếu thống nhất.

Đó là lý do quản lý giao dịch đa kênh cần được giải quyết ở cấp độ hệ thống thay vì phụ thuộc quá nhiều vào thao tác của kế toán.

Xem thêm: Hệ thống thanh toán doanh nghiệp: Vì sao cần nhìn như một hạ tầng?

Bài toán lớn nhất không phải nhiều giao dịch, mà là nhiều nguồn dữ liệu

Doanh nghiệp thường nghĩ rằng giao dịch tăng là nguyên nhân khiến việc quản lý trở nên khó khăn. Trên thực tế, vấn đề lớn hơn nằm ở việc dữ liệu giao dịch bị phân tán.

Một giao dịch có thể đồng thời liên quan đến khách hàng, đơn hàng, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, phương thức thanh toán và hệ thống kế toán. Nếu mỗi thành phần lại lưu dữ liệu theo một cách khác nhau, việc tổng hợp thông tin sẽ mất nhiều thời gian.

Ví dụ, Website ghi nhận mã đơn hàng A123, POS sử dụng mã giao dịch B456 trong khi sao kê ngân hàng chỉ thể hiện một nội dung chuyển khoản không đồng nhất. Kế toán có thể phải kiểm tra từng nguồn để xác định ba dữ liệu này thực chất thuộc cùng một giao dịch. Khi tình huống này lặp lại hàng trăm hoặc hàng nghìn lần, chi phí vận hành tăng lên rất nhanh.

Vì vậy, bài toán cốt lõi của quản lý giao dịch tập trung là tạo ra một nguồn dữ liệu có khả năng kết nối các thông tin liên quan đến cùng một giao dịch, thay vì để mỗi kênh duy trì một “phiên bản” dữ liệu riêng.

Quản lý giao dịch tập trung giúp doanh nghiệp thay đổi điều gì?

Quản lý giao dịch tập trung không có nghĩa là doanh nghiệp phải đưa tất cả tiền về một tài khoản hay loại bỏ các kênh thanh toán đang sử dụng. Điều quan trọng là dữ liệu giao dịch được đưa về một lớp quản lý chung.

Doanh nghiệp vẫn có thể duy trì nhiều ngân hàng, nhiều tài khoản, Website, App, POS và các kênh bán hàng khác nhau. Nhưng thay vì để dữ liệu nằm rời rạc, hệ thống có thể tiếp nhận thông tin từ các nguồn, chuẩn hóa và đưa về một cấu trúc thống nhất.

Khi đó, kế toán có thể theo dõi giao dịch theo cùng một logic quản lý, thay vì phải chuyển qua lại giữa nhiều hệ thống.

CFO cũng có thể có góc nhìn tổng thể hơn về giao dịch phát sinh theo từng kênh, từng đơn vị, từng tài khoản hoặc từng khoảng thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều mô hình kinh doanh.

Quan trọng hơn, dữ liệu tập trung tạo nền tảng để doanh nghiệp tự động hóa các bước phía sau như đối soát, cập nhật công nợ và đồng bộ trạng thái giao dịch.

Cách gom dữ liệu giao dịch từ nhiều kênh về một nguồn

Để thực hiện cách gom dữ liệu giao dịch từ nhiều kênh về một nguồn, doanh nghiệp cần một lớp kết nối nằm giữa các kênh phát sinh giao dịch và hệ thống nghiệp vụ.

Lớp này có nhiệm vụ tiếp nhận dữ liệu từ Website, App, POS, ngân hàng hoặc các hệ thống khác, sau đó chuẩn hóa thông tin về một cấu trúc chung. Khi dữ liệu đã được chuẩn hóa, hệ thống có thể xác định giao dịch thuộc khách hàng, đơn hàng, hợp đồng hoặc nghĩa vụ thanh toán nào. Đây là điểm khác biệt giữa việc “tổng hợp dữ liệu” và “quản lý giao dịch tập trung”.

Tổng hợp dữ liệu thường vẫn dựa vào việc lấy thông tin từ nhiều nguồn rồi ghép lại. Trong khi đó, quản lý tập trung hướng đến việc thiết kế ngay từ đầu một cơ chế để các giao dịch được tiếp nhận, định danh và đồng bộ theo cùng một chuẩn.

Nhờ vậy, doanh nghiệp không phải chờ đến cuối ngày hoặc cuối kỳ mới tổng hợp dữ liệu để đối soát. Thông tin có thể được cập nhật liên tục theo trạng thái giao dịch.

CFO và kế toán được gì khi dữ liệu giao dịch được tập trung?

Đối với kế toán, lợi ích dễ nhận thấy nhất là giảm khối lượng thao tác thủ công. Thay vì kiểm tra nhiều tài khoản ngân hàng, nhiều phần mềm bán hàng hoặc nhiều file dữ liệu để tìm giao dịch tương ứng, kế toán có thể làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất. Các giao dịch đã được định danh và đồng bộ cũng giúp quá trình đối soát nhanh hơn.

Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có lượng lớn giao dịch online offline phát sinh đồng thời.

Với CFO, giá trị lớn hơn nằm ở khả năng kiểm soát. CFO không chỉ cần biết doanh nghiệp đã thu được bao nhiêu tiền. Họ cần biết giao dịch phát sinh từ đâu, đang ở trạng thái nào, thuộc kênh nào, đã được đối soát hay chưa và dữ liệu đã được ghi nhận vào hệ thống nghiệp vụ hay chưa.

Khi dữ liệu được tập trung, những thông tin này có thể trở thành cơ sở cho các báo cáo quản trị và quyết định tài chính thay vì chỉ phục vụ công việc kế toán hàng ngày.

Quản lý giao dịch không chỉ là đối soát

Một cách hiểu khá phổ biến là Quản lý giao dịch chỉ liên quan đến việc kiểm tra giao dịch thành công hay thất bại. Tuy nhiên, trong môi trường doanh nghiệp đa kênh, phạm vi này rộng hơn.

Một giao dịch cần được theo dõi xuyên suốt từ thời điểm phát sinh, định danh, xác nhận thanh toán, đối soát cho đến khi trạng thái được cập nhật vào hệ thống nghiệp vụ.

Nếu chỉ giải quyết khâu đối soát mà không xử lý dữ liệu đầu vào, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với tình trạng thông tin thiếu nhất quán. Ngược lại, nếu dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu, quá trình đối soát sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên nhìn Quản lý giao dịch như một lớp quản trị dữ liệu giao dịch, thay vì chỉ là một công cụ kiểm tra sao kê.

Payment Hub giúp kết nối dữ liệu giao dịch như thế nào?

Khi doanh nghiệp có nhiều ngân hàng và nhiều kênh thanh toán, việc để từng hệ thống kết nối trực tiếp với từng nguồn sẽ nhanh chóng tạo ra kiến trúc phức tạp. Payment Hub có thể đóng vai trò là lớp kết nối trung tâm giữa ngân hàng, các kênh thanh toán và hệ thống nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Thay vì Website, App, POS hoặc ERP phải xây dựng từng kết nối riêng, dữ liệu giao dịch có thể được tiếp nhận qua một lớp trung tâm, chuẩn hóa và phân phối đến những hệ thống cần sử dụng. Mô hình này giúp doanh nghiệp dễ hơn trong việc mở rộng thêm ngân hàng, tài khoản hoặc kênh thanh toán mà không phải thay đổi quá nhiều hệ thống phía sau.

Quan trọng hơn, Payment Hub tạo ra một điểm quản lý dữ liệu thống nhất, phù hợp với yêu cầu quản lý giao dịch đa kênh ở quy mô lớn.

Xem thêm: Tự động cập nhật công nợ sau thanh toán: Quy trình nào phù hợp cho doanh nghiệp?

Aureus Payment: Tập trung dữ liệu giao dịch mà không làm mất đi sự linh hoạt

Đây cũng là bài toán mà Aureus Payment hướng tới. Aureus Payment được xây dựng theo mô hình Payment Hub, giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu giao dịch giữa ngân hàng, các kênh thanh toán và hệ thống nghiệp vụ như ERP, CRM, Website, App hoặc SaaS.

Thay vì yêu cầu doanh nghiệp thay đổi toàn bộ hệ thống hiện có, Aureus Payment có thể đóng vai trò là lớp kết nối để tiếp nhận và chuẩn hóa dữ liệu giao dịch từ nhiều nguồn.

Với mô hình này, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng nhiều ngân hàng, nhiều tài khoản và nhiều kênh bán hàng nhưng dữ liệu giao dịch vẫn có thể được đưa về một lớp quản lý thống nhất.

Đặc biệt, Aureus Payment không đặt trọng tâm vào việc giữ tiền. Với định hướng Zero Holding, dòng tiền có thể đi trực tiếp từ khách hàng qua ngân hàng đến doanh nghiệp, trong khi dữ liệu giao dịch được kết nối qua Aureus Payment để phục vụ định danh, đối soát và đồng bộ.

Điều này giúp doanh nghiệp phân biệt rõ hai bài toán: quản lý dòng tiền và quản lý dữ liệu giao dịch. Doanh nghiệp vẫn kiểm soát dòng tiền tại ngân hàng nhưng có thể tập trung dữ liệu để phục vụ vận hành và quản trị.

Dynamic QR cũng có thể được sử dụng để gắn thông tin định danh với từng giao dịch ngay từ thời điểm thanh toán. Khi giao dịch phát sinh, hệ thống có thêm dữ liệu cần thiết để xác định giao dịch thuộc về đơn hàng, khách hàng hoặc nghĩa vụ thanh toán nào, từ đó giảm phụ thuộc vào việc xử lý thủ công sau khi tiền về.

Khi nào doanh nghiệp nên triển khai quản lý giao dịch tập trung?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng hệ thống quản lý giao dịch phức tạp ngay từ đầu. Nhưng khi số lượng kênh và giao dịch tăng, việc tiếp tục xử lý thủ công sẽ ngày càng khó kiểm soát.

Nếu kế toán thường xuyên phải tải sao kê từ nhiều ngân hàng, tổng hợp dữ liệu từ nhiều phần mềm, kiểm tra giao dịch chưa xác định được hoặc mất nhiều thời gian để đối soát cuối ngày, đó là dấu hiệu doanh nghiệp đã có nhu cầu về quản lý giao dịch tập trung.

Tương tự, nếu doanh nghiệp đang mở rộng Website, App, POS, chi nhánh hoặc triển khai thêm các kênh thanh toán mới, việc xây dựng một lớp quản lý giao dịch ngay từ đầu sẽ giúp tránh tình trạng hệ thống ngày càng phức tạp theo số lượng kênh.

Với CFO, đây cũng là thời điểm nên đặt câu hỏi: doanh nghiệp đang quản lý giao dịch bằng một hệ thống thống nhất hay đang ghép dữ liệu từ nhiều nguồn sau khi giao dịch đã xảy ra?

Quản lý giao dịch đa kênh là nền tảng cho tự động hóa

Khi dữ liệu giao dịch được tập trung và chuẩn hóa, doanh nghiệp mới có nền tảng để tiến tới tự động hóa sâu hơn. Đó có thể là tự động đối soát giao dịch, tự động cập nhật công nợ, tự động thay đổi trạng thái đơn hàng hoặc đồng bộ thông tin thanh toán về ERP và CRM.

Ngược lại, nếu dữ liệu đầu vào vẫn phân tán và không có định danh thống nhất, doanh nghiệp rất khó tự động hóa một cách ổn định. Nhiều quy trình cuối cùng vẫn phải quay lại bước kiểm tra thủ công của kế toán.

Vì vậy, quản lý giao dịch đa kênh không chỉ là bài toán về dữ liệu mà còn là một bước quan trọng trong quá trình số hóa vận hành tài chính.

Quản lý giao dịch đa kênh theo hướng tập trung giúp doanh nghiệp đưa dữ liệu online và offline về một nguồn quản lý thống nhất, tạo nền tảng cho Quản lý giao dịch, tự động đối soát và đồng bộ với các hệ thống nghiệp vụ.

Nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng dữ liệu giao dịch phân tán, nhiều tài khoản ngân hàng, nhiều kênh thu tiền hoặc kế toán vẫn phải xử lý đối soát thủ công, đây là thời điểm phù hợp để đánh giá lại kiến trúc quản lý giao dịch.

Aureus Payment có thể giúp doanh nghiệp xây dựng lớp Payment Hub kết nối ngân hàng và các kênh thanh toán với hệ thống nghiệp vụ, hướng tới một mô hình quản lý giao dịch tập trung, linh hoạt và dễ mở rộng hơn.

Đăng ký tư vấn Aureus Payment để đánh giá cách kết nối và tập trung dữ liệu giao dịch phù hợp với quy mô, hệ thống và quy trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp.